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EMN-Studie: Datenmanagement im Asylverfahren in der EU , , EU-weit vergleichender Bericht des Europäischen Migrationsnetzwerks zu 25 europäischen Staaten
Die vorliegende EMN-Studie spiegelt die Situation und die Entwicklungen des Datenmanagements im Asylverfahren zwischen 2014 und 2020 in den EU-Mitgliedstaaten und Norwegen wider. Auch die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf das Datenmanagement im Asylverfahren werden kurz beleuchtet.
Datenerhebung in den Mitgliedstaaten
Die meisten Mitgliedstaaten haben ein dezentralisiertes System eingeführt, bei dem in jeder Phase des Asylverfahrens mehr als eine Behörde bei der Datenerhebung und -verarbeitung beteiligt ist. Einige Mitgliedstaaten und Norwegen folgen jedoch einem stärker zentralisierten System, bei dem nur eine Behörde für jede Phase des Asylverfahrens zuständig ist.
Obwohl es einige Unterschiede bei der Art der erhobenen Daten in der EU gibt, werden einige Datenkategorien von allen oder zumindest den meisten Mitgliedstaaten erfasst. So erheben beispielsweise alle Mitgliedstaaten Daten über den aktuellen Namen der Asylsuchenden, die Kontaktdaten, Gesundheitsdaten sowie biometrische Daten (u. a. Foto und Fingerabdrücke). Daten zu Bildung und bereits in den Mitgliedstaaten befindlichen Familienmitgliedern werden ebenfalls von den meisten Mitgliedstaaten erfasst. Zudem ist ein Trend zur Vorverlagerung der Erhebung bestimmter Daten von Asylsuchenden zu beobachten, wozu insbesondere der Name, biometrische Daten, der Geburtsort sowie unterstützende Dokumente (z. B. Reisepass und Reisedokumente) gehören.
Datenspeicherung und -weitergabe
Das Datenmanagement im Asylverfahren wird zunehmend digitalisiert. Die Informationen von Asylsuchenden werden hauptsächlich durch mündliche Befragungen und Fragebögen sowie durch elektronische Hilfsmittel für biometrische Daten gesammelt. Einige Mitgliedstaaten und Norwegen nutzen allerdings auch neue Methoden und Technologien, um Daten über Asylsuchende zu sammeln (z. B. Analyse sozialer Medien, Analyse von Mobilgeräten und künstliche Intelligenz).
Auf die in Datenbanken gespeicherten Daten von Asylsuchenden können in den meisten Fällen die verschiedenen am Asylverfahren beteiligten Behörden zugreifen. In mehreren Mitgliedstaaten und Norwegen wird teils auch Akteuren außerhalb des Asylverfahrens (z. B. Gesundheitsbehörden, Arbeitsagenturen, Sicherheitsbehörden) zu anderen Zwecken als dem Asylverfahren Zugang zu bestimmten Datenbanken oder bestimmten Daten in Datenbanken gewährt.
Datenschutz und Datenqualität
Die meisten Mitgliedstaaten stellen Asylsuchenden einen Datenschutzhinweis zur Verfügung, der Informationen über personenbezogene Daten enthält, die im Rahmen des Asylverfahrens erhoben und verarbeitet werden. Der Datenschutzhinweis wird meist schriftlich und/oder mündlich erteilt, obwohl einige Mitgliedstaaten und Norwegen ihn auch digital zur Verfügung stellen.
Die überwiegende Mehrheit der Mitgliedstaaten prüft die Qualität der während des Asylverfahrens erhobenen Daten auf Richtigkeit, Aktualität, Vollständigkeit und Kohärenz. Diese Qualitätskontrollen werden meist ab Beginn des Asylverfahrens durchgeführt. Die zuständigen nationalen Behörden verwenden eine breite Palette von Qualitätskontrollinstrumenten und -methoden, um die Qualität der während des Asylverfahrens verarbeiteten Daten zu bewerten (z. B. automatische Qualitätsprüfungen, Durchführung von Datenvergleichen zwischen verschiedenen Datensätzen).
Herausforderungen und bewährte Praktiken
Seit 2014 hat die Mehrheit der Mitgliedstaaten eine Reihe von Herausforderungen im Zusammenhang mit der Datenverwaltung im Asylsystem erlebt. Die häufigsten Herausforderungen betreffen den Mangel an personellen oder finanziellen Ressourcen und die Interoperabilität von Datenbanken (d. h. der Abgleich personenbezogener Daten zwischen Datenbanken, die von verschiedenen Behörden verwaltet werden, die gemischte Verwendung von Papier- und elektronischen Dateien sowie die Interoperabilität mit europäischen Datenbanken).
Mehrere Mitgliedstaaten haben auf diese Herausforderungen reagiert und Änderungen am Datenmanagement im Asylverfahren eingeführt. Die meisten dieser Änderungen beziehen sich auf die Digitalisierung der Datenverwaltung, die angemessene Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Neuorganisation der Datenbanken (z. B. Einführung neuer oder Änderungen an den bestehenden Datenbanken).
Die EMN-Studie liegt nur auf Englisch vor. Die deutsche EMN-Studie sowie eine Kurzfassung der Ergebnisse auf europäischer Ebene finden Sie im EMN-Inform sowie im EMN-Flash zum Thema. Letztere beide liegen auf Deutsch und Englisch vor (siehe "Downloads" unter "Weitere Informationen"). Die englische Fassung der deutschen Studie wird in Kürze veröffentlicht.