Elektronisches Behördensiegel löst Amtsstempel ab , Datum: 20.04.2022, Format: Meldung, Bereich: Behörde , Vertrauensvolle und digitale Kommunikation im Fördermanagement

Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) versteht sich als moderne, digitale Behörde, auch in der elektronischen Kommunikation. Dabei sollen auch amtliche Dokumente keine Ausnahme darstellen. Aber sind amtliche Dokumente in elektronischer Form überhaupt vertrauenswürdig? Wer garantiert die Echtheit des Dokuments? Woher weiß ich, dass ein Bescheid tatsächlich vom BAMF stammt, wenn er nicht per Brief mit Dienstsiegel kommt?

Elektronische amtliche Dokumente mit qualifiziertem Siegel

Die Lösung, die nun im Bundesamt zum Einsatz kommt, sind elektronische PDF-Dokumente, die von Beschäftigten des Bundesamtes erstellt und anschließend mit einem qualifizierten BAMF-Zertifikat gesiegelt wurden. Die Gültigkeit des Siegelzertifikats kann jederzeit durch all diejenigen, die das Dokument lesen, überprüft werden. Mit einem Klick auf das Siegel-Symbol im Dokument lässt sich feststellen, dass das Siegelzertifikat gültig ist – d.h., dass das Dokument tatsächlich vom Bundesamt stammt und unverfälscht zum Empfangenden gelangt ist. Eine Fälschung wäre ebenso leicht zu erkennen: das Siegel-Symbol würde in diesem Fall keine oder ungültige Angaben enthalten.

Welche Unterschiede und Gemeinsamkeiten haben unterschriebene bzw. qualifiziert elektronisch gesiegelte Dokumente?

Beide Dokumententypen enthalten den Nachweis, dass sie von einer bestimmten Stelle kommen: das unterschriebene von einer Person, das gesiegelte von einer Behörde, einem Unternehmen oder einer Organisation. Ein Siegel wird also verwendet, wenn kein Schriftformerfordernis besteht, also wenn nicht unbedingt nachgewiesen werden muss, welche Person das Dokument erstellt hat. Das Siegel gewährleistet jedoch die Unversehrtheit (Unverfälschtheit) und Herkunft des elektronischen Dokuments.

Neben der Vertrauenswürdigkeit ist für das Bundesamt auch die Rechtskonformität der qualifizierten Siegel von großer Bedeutung. Sie beruht auf der EU-weit geltenden eIDAS-Verordnung. Bund und Länder haben sich dafür ausgesprochen, qualifizierte Siegel künftig stärker zu nutzen und damit die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben. Laut IT-Planungsrat (Beschluss 2020/48) soll das Bundesinnenministerium weitere Einsatzmöglichkeiten und rechtliche Schritte dafür prüfen und vorbereiten. Das Schriftformerfordernis (Erfordernis der persönlichen Unterschrift) für amtliche Dokumente könnte dadurch weiter reduziert werden und das elektronische Siegel noch häufiger zum Einsatz kommen.

Einsatzbereich Zuwendungsbescheide

In den Arbeitsbereichen, in denen bereits heute kein Schriftformerfordernis gilt, setzt das BAMF auf die vertrauensvolle elektronische Kommunikation und wird dafür das elektronische Behördensiegel in immer mehr Verfahren als Herkunfts- und Unversehrtheitsnachweis verwenden. Das gilt künftig auch für einen großen finanzstarken Bereich, in dem Zuwendungsbescheide für EU-Fördermittel (AMIF Förderperiode 2021-2027) erstellt werden. Projektträger erhalten die amtlich gesiegelten Dokumente nur noch auf elektronischem Weg, womit die Postsendung entfällt.

Barrierefreie Siegel

Zu den wichtigen Prinzipien der Digitalisierung im BAMF gehört die Barrierefreiheit, die auch beim elektronischen Behördensiegel Berücksichtigung fand. Die Frage war: Wie lässt sich ein stark visuell geprägtes Element wie das Dienstsiegel auch für seheingeschränkte Personen wahrnehmbar machen? "Dass unsere elektronische Kommunikation für alle zugänglich ist, ist uns ein enorm wichtiges Anliegen. Im barrierefreien Siegelportal wird das Siegel per Tastaturbefehl und nicht durch die Bewegung des Mauszeigers auf dem Dokument positioniert. Das ist der entscheidende Schritt, damit auch unsere blinden Kolleginnen und Kollegen mit dem Siegel arbeiten können", erklärt Elisa Hanganu, Referatsleiterin in der IT-Abteilung des BAMF. Auch wer die gesiegelten Dokumente vom Bundesamt erhält, kann sie barrierefrei nutzen, etwa durch von Screenreadern lesbare Metainformationen des elektronischen Behördensiegels.